FAQ

1. Načo nám je certifikácia ISO?

Certifikácia ISO od nestrannej a odbornej audítorskej organizácie, akou je naša spoločnosť, Vám môže slúžiť ako dôkaz pre obchodných partnerov a klientov, že Vaša  spoločnosť dosahuje medzinárodne uznávaný štandard a nie je nutné ju preverovať, napr. zákazníckymi auditmi. Certifikácia podľa ISO 9001 a ISO 14001 Vám zároveň umožní si nastaviť interné postupy tak, aby ste dokázali opakovane plniť požiadavky klientov kladené na kvalitu Vašich produktov a služieb a to pri minimalizovaní vplyvov na životné prostredie.

Veľmi všeobecne sa dá povedať, že ISO normy, podľa ktorých môže byť certifikovaný váš systém riadenia, nástrojom na riešenie Vašich každodenných firemných problémov a dosiahnutie Vašich cieľov.


2. Čo sa v našej spoločnosti zmení, ak budeme certifikovaní?

V každej organizácii existuje systém riadenia aj pred certifikáciou. Organizácia možno už 50-60% požiadaviek noriem dokonca plní, pretože to vyplynulo z jej každodenného života. Zmeny v organizácii preto do veľkej miere závisia od štartovacej pozície, v akej Vaša spoločnosť vstúpila do procesu budovania a následnej certifikácie manažérskeho systému a od úrovne Vašej firemnej kultúry.

Samotnou certifikáciou sa ale vo fungovaní Vašej spoločnosti nič zásadné nemení. Často sa doladia niektoré procesy, niektoré procesy sa zavedú, kladie sa dôraz na zaznamenávanie a dodržiavanie pravidiel. Certifikovaný subjekt, ktorý má správne implementovaný príslušný systém riadenia, vidí najväčšiu zmenu po certifikácii vo zvýšení efektivity a vytvorení vnútorného poriadku vo svojej organizácii.


3. Ako viem, ktorý systém je pre našu spoločnosť vhodný?

ISO normy, podľa ktorých naša spoločnosť certifikuje svojich klientov, sú medzinárodné kriteriálne normy. Majú veľmi široké uplatnenie a sú vhodné pre všetky typy organizácií po celom svete. Dajú sa aplikovať prakticky všade, a preto sú písané veľmi všeobecne.

Ale aj tak sa dá hovoriť o tom, že niektoré typy manažérskych systémov sú pre tú - ktorú organizáciu vhodnejšie.

Pri výbere správneho systému riadenia, ktorý si chcete dať zaviesť a certifikovať, je veľmi dôležité zamyslieť sa nad tým, čo chcete a potrebujete riadiť. Či chcete znížiť reklamácie, máte vysoké požiadavky na kvalitu produktu, alebo máte problémy s dodržiavaním legislatívy v oblasti životného prostredia, máte zdroje znečistenia životného prostredia, hrozí riziko havárií, máte rizikové pracoviská, vysokú úrazovosť, vyrábate potraviny, pracujete s citlivými údajmi, máte svoje know-how alebo udržiavate databázy klientov. To všetko môže ovplyvniť vaše rozhodovanie pri otázke, aký systém riadenia začnete vo svojej spoločnosti budovať. S riešením tohto hlavolamu Vám radi pomôžu naši pracovníci alebo obchodní zástupcovia individuálne vzhľadom na Vašu situáciu a potreby.


4. Čo znamená implementácia systému do firmy a kto ju vykonáva?

Implementácia systému predstavuje fázu, kedy sa požiadavky normy ISO aplikujú v konkrétnej organizácii. Zahŕňa vytvorenie postupov a mechanizmov, aby mohli byť požiadavky predmetnej normy trvale a opakovateľne plnené. Dĺžku implementácie ovplyvňuje veľkosť organizácie, momentálna úroveň riadenia, množstvo zainteresovaných ľudí a stupeň poznania požiadaviek zodpovedných pracovníkov za implementáciu. Spravidla pri malých a stredných podnikoch sa odhaduje čas implementácie manažérskeho systému na 3 – 9 mesiacov. Je to však veľmi individuálne.

Každá spoločnosť sa môže rozhodnúť, či si implementuje manažérsky systém vo svojej organizácii svojpomocne alebo využije služby konzultantov a poradcov. Implementácia - konzultácie prebiehajú formou stretnutí a riešení konkrétnych problémov priamo v organizácii, v ktorej sa systém buduje. Správne zaviesť akýkoľvek manažérsky systém je veľmi náročné, pretože každá organizácia má svoju štruktúru, zvyky a je iná.

Naša spoločnosť implementácie a poradenstvo nevykonáva, ale vieme Vám odporučiť odborníkov, ktorí majú bohaté skúsenosti s implementáciou ktoréhokoľvek manažérskeho systému.


5. Ako môžeme požiadať o certifikáciu požadovaného systému a koľko to bude stáť?

V prípade záujmu o certifikáciu Vám ponúkame viacero spôsobov, ako zistiť podrobnejšie informácie, či už o cene alebo podmienkach certifikácie. Stačí vyplniť kontaktný formulár v záložke nezáväzná cenová ponuka a následne Vám v priebehu niekoľkých hodín pošleme vypracovanú cenovú ponuku so všetkými potrebnými údajmi. Niekoľko dní po odoslaní (aby ste mali čas na prečítanie a zhodnotenie cenovej ponuky) Vás kontaktuje pracovník ASTRAIA Certification a rozoberie s Vami prípadné nezrovnalosti a odpovie na všetky Vaše otázky. Ak sa Vám zdá tento proces príliš zdĺhavý, môžete nás kontaktovať aj priamo, či už telefonicky alebo mailom na kontaktoch uvedených v záložke kontakty (klikni tu).

 

Cena certifikácie závisí od:

  • veľkosti organizácie, ktorá žiada o certifikáciu;
  • rozmiestnenia a počtu prevádzok žiadateľa;
  • odvetvia a činnosti vykonávanej žiadateľom;
  • rozsahu certifikácie.


6. Čo potrebujeme, aby sme zvládli certifikačný audit?

Na to, aby ste zvládli certifikačný audit, potrebujete mať vo firme zavedený požadovaný systém a audítorskému tímu poskytnúť na výkon posudzovania nasledovnú dokumentáciu a informácie:

  • podrobnú organizačnú štruktúru;
  • predmet a rozsah certifikácie (útvary, činnosti);
  • štruktúru a zoznam dokumentácie;
  • ďalšiu aktuálnu dokumentáciu manažérskeho systému, najmä:
    • príručku pre príslušný manažérsky systém,
    • politiku a ciele pre príslušný manažérsky systém,
    • popis procesov, environmentálnych aspektov alebo ohrození bezpečnosti a zdravia pracovníkov,
    • hlavné riadiace postupy (smernice, inštrukcie a pod.),
    • špecifické požiadavky na výkon auditu (vrátane BOZP, zdravotnej spôsobilosti).


7. Ako prebieha certifikačný audit, koľko bude trvať?

Trvanie auditu je závislé od veľkosti organizácie, počtu prevádzok a činnosti vykonávanej žiadateľom. Pred výkonom certifikačného auditu je zákazníkovi vždy zaslaný plán auditu s presne stanoveným harmonogramom.

Certifikácia všetkých manažérskych systémov prebieha v dvoch stupňoch. Cieľom prvého stupňa je získať podklady o plnení kľúčových požiadaviek príslušnej normy. Cieľom druhého stupňa je vykonať posúdenie plnenia všetkých požiadaviek príslušného normatívneho kritéria. Výkon celého auditu u posudzovaného subjektu riadi vedúci audítor v súlade so schváleným plánom auditu.

Výkon auditu prebieha formou pohovoru s vybranými pracovníkmi klienta, sledovania výkonu jednotlivých činností, štúdia vyžiadanej dokumentácie a záznamov a ich porovnávania so skutočnosťou.

Všetky zistenia a závery z auditu, vrátane identifikovaných nezhôd a prijatých nápravných opatrení, uvedie audítorský tím do správy z auditu. Správu po schválení zodpovedným pracovníkom spoločnosti ASTRAIA Certification zašlú pracovníci certifikačného orgánu predstaviteľom posudzovanému subjektu. Posudzovaný subjekt má právo vyjadriť sa do 15 dní k obsahu správy, aby prípadné námietky voči záverom z auditu alebo iným skutočnostiam uvedeným v správe boli zohľadnené pri rozhodovaní o certifikácii.


8. Môžem si vybrať termín auditu?

Áno, vždy sa snažíme prispôsobiť termín výkonu auditu požiadavkám zákazníka.


9. Kto bude vykonávať audit v našej firme?

ASTRAIA Certification disponuje širokou škálou audítorov, ktorí sú odborníkmi v rôznych oblastiach. Audity vykonávajú len profesionálne vyškolení audítori, v prípade potreby sú prizvaní na výkon auditu aj technickí experti. Veľkou devízou sú lokálni audítori, vtedy odpadajú všetky cestovné náklady audítorského tímu.


10. Ako často budú do našej firmy chodiť audítori?

S našimi audítormi sa spravidla stretnete 3x počas platnosti certifikátu. Prvýkrát sa s audítormi stretnete pri certifikačnom audite, kde zhodnotia fungovanie Vášho systému – to zahŕňa 2 návštevy u klienta v pomerne krátkom časovom rozmedzí. Do jedného roka nasleduje prvý dohľadový audit a na ďalší rok druhý dohľadový audit.

Príklad: Certifikácia prebehla v roku 2012. Prvý dohľadový audit bude v roku 2013. Druhý dohľadový audit bude v roku 2014. Platnosť Vášho certifikátu je do roku 2015. Potom nasleduje recertifikačný audit.


11. Budú naše certifikáty platné aj v iných krajinách?

Áno, sme akreditovaný Slovenskou národnou akreditačnou službou (SNAS), ktorá je členom medzinárodného akreditačného fóra (IAF), Európskej akreditácie (EA) a zároveň platným signatárom zmluvy o vzájomnom uznávaní certifikátov v oblasti systému manažérstva kvality a systému environmentálneho manažérstva (pre iné manažérske systémy zatiaľ neboli takéto zmluvy IAF vydané). To znamená, že nami vydávané certifikáty sú platné a uznávané všetkými krajinami, ktorých akreditačné orgány sú členmi IAF, ale prakticky v celom svete, pretože IAF je takou autoritou, že aj štáty, ktoré nemajú akreditačný orgán akceptovaný v IAF, väčšinou uznávajú certifikáty vystavené členmi IAF a EA.


12. Je nutné, aby sme informovali certifikačnú spoločnosť, ak sa v našej organizácii niečo zmení?

Áno, v prípade zmeny obchodného mena, sídla firmy, zmeny právnej formy, zmene rozsahu činností alebo produkcií a akejkoľvek inej závažnej zmene v organizácii je potrebné informovať certifikačný orgán.


13. Čo je to dohľadový audit?

Dohľadový audit sa vykonáva spravidla 1x za rok, čo znamená, že počas platnosti certifikátu budú vo Vašej firme vykonané dva dohľadové audity. Pri dohľadových auditoch sa postupne preveruje dodržiavanie všetkých požiadaviek príslušnej normy a zároveň sa preverujú všetky organizačné jednotky certifikovaného subjektu, ktoré spadajú do predmetu certifikácie. Všetky zistenia a závery z auditu uvedie audítorský tím do správy z auditu. Klient má právo vyjadriť sa k obsahu správy, ale musí tak učiniť do 15 dní od vydania správy, aby námietky boli zohľadnené spoločnosťou ASTRAIA Certification pri rozhodovaní o zotrvaní platnosti certifikátu. Certifikát zostáva v platnosti, ak sú dodržané požiadavky stanovené v norme, podľa ktorej bol vydaný certifikát, zároveň sú dodržiavané všetky podmienky udelenia certifikátu uvedené v zmluve s certifikačným orgánom a certifikovaný subjekt rieši všetky zistené nezhody vhodným spôsobom.


14. Čo je to recertifikácia, ako a kedy môžeme o ňu požiadať?

Ak má certifikovaný subjekt záujem, aby bola obnovená certifikácia, ktorej končí platnosť, môže požiadať o recertifikáciu. Vzhľadom k tomu, že počas dohľadových auditov sa posudzuje iba časť predmetného manažérskeho systému, účelom recertifikačného auditu je opätovne po troch rokoch komplexne posúdiť daný systém obdobne ako pri prvotnej certifikácii. Vzhľadom na to, že certifikačný orgán vykonával po dobu troch rokov dohľad nad certifikovaným manažérskym systémom, recertifikačný audit spravidla trvá kratšie ako certifikačný audit a dlhšie ako následný audit. Z tohto dôvodu je zvyčajne cena za recertifikáciu nižšia ako cena za certifikáciu toho istého subjektu. Presný rozsah recertifikačného auditu a cenu za tieto služby stanoví certifikačný orgán. Pri príprave, výkone, spracúvaní správy z recertifikačného auditu a rozhodovaní o vydaní nového certifikátu postupuje certifikačný orgán rovnakým spôsobom ako pri prvej certifikácii. Ak sa recertifikácia nevykoná do dátumu platnosti certifikátu, postupuje certifikačný orgán pri obnovovaní platnosti certifikátu ako pri prvej certifikácii. Preto je dôležité kontaktovať certifikačný orgán s predstihom.


15. Už sme certifikovaný inou spoločnosťou. Je možné zmeniť túto spoločnosť, ktorá nám vydala ISO certifikát?

Áno. Firma môže zmeniť certifikačný orgán, ktorým je certifikovaná aj v priebehu obdobia platnosti certifikátu. Ak nie ste spokojný so spoločnosťou, ktorou ste v súčasnosti certifikovaný, zavolajte nám a požiadajte nás o „transfer“, teda prevod akreditovanej certifikácie. Ak ASTRAIA Certification požiadate o certifikáciu vášho manažérskeho systému pred ukončením platnosti certifikácie od iného certifikačného orgánu, my preskúmame túto Vašu certifikáciu a ak bola korektná, poskytneme vám výhody, ako by sa jednalo o recertifikáciu.


16. Ako môžeme prezentovať, že sme certifikovaní podľa niektorej z noriem ISO?

Prezentovať Vašu certifikáciu môžete tromi spôsobmi. Prvý je preukazovanie certifikátom, ktorý obsahuje všetky potrebné informácie o Vašej spoločnosti, o manažérskom systéme, ktorý máte certifikovaný (názov príslušnej normy ISO) a príslušné označenia akreditácie SNAS. Certifikát môžete predkladať napr. ako prílohu do verejných obstarávaní, alebo pri uzatváraní zmlúv s klientmi.

Druhý spôsob prezentovania certifikácie sú certifikačné značky. Tie dostane každý klient na CD, keď úspešne prejde procesom certifikácie. Certifikačné značky sa môžu používať pri bežnej korešpondencii s klientom alebo pri prezentovaní Vašej spoločnosti na marketingových a propagačných materiáloch, bilbordoch, autách atď.

Ďalší, najmenej rozšírený spôsob prezentovania certifikácie, je písomné odvolávanie, pričom použitý text musí mať minimálne informačný obsah certifikačnej značky. To znamená – názov certifikačného orgánu ASTRAIA Certification a príslušnej normy ISO, podľa ktorej je Vaša spoločnosť certifikovaná.


17. Organizujete aj školenia?

Áno, ASTRAIA Certification je aj vzdelávacia inštitúcia akreditovaná ministerstvom školstva. Našu ponuku školení môžete nájsť TU (klikni).


18. Aká je platnosť osvedčenia interného / externého audítora získaného u Vás?

Osvedčenie interného audítora má neobmedzenú platnosť a je akreditované ministerstvom školstva SR.


19. Kto alebo čo je SNAS a IAF?

IAF je medzinárodné akreditačné fórum združujúce národné akreditačné služby po celom svete, ktoré vykonávajú posudzovanie zhody (manažérskych systémov, výrobkov, atď.). IAF zabezpečuje, aby národné akreditačné služby boli kompetentné a nezávislé a aby celosvetový systém posudzovania zhody bol jednotný a dôveryhodný.

Všetci členovia IAF podpísali tzv. MLA dohodu (Multilateral Recognition Arrangements), ktorá zabezpečuje, že certifikát vystavený ktorýmkoľvek certifikačným orgánom, ktorý má akreditáciu od národnej akreditačnej služby, ktorá je členom IAF, je platný a uznávaný všetkými ostatnými členmi IAF, čiže v celom svete. IAF má takú autoritu, že aj štáty, ktoré nemajú svojho vlastného zástupcu v IAF, uznávajú certifikáty vystavené pod akreditáciou člena IAF.

Slovenská národná akreditačná služba (SNAS) je verejnoprávnou inštitúciou zriadenou zákonom č. 505/2009 Z. z. o akreditácii orgánov posudzovania zhody a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Je jediným vnútroštátnym akreditačným orgánom, ktorý vykonáva akreditáciu orgánov posudzovania zhody ako činnosť orgánu verejnej moci uznaným vládou SR. SNAS je členom IAF.

ASTRAIA Certification je akreditovaná Slovenskou národnou akreditačnou službou (SNAS).


20. Čo je to akreditácia, aký význam má mať akreditovaný certifikát a ako to spoznám?

Akreditácia je potvrdenie nestrannosti, odbornej spôsobilosti a nezávislosti pre certifikačný orgán, ako je ASTRAIA Certification, národným akreditačným orgánom, ktorým je Slovenská národná akreditačná služba. Schéma akreditovanej certifikácie je predovšetkým o kvalite poskytovanej služby. Spoločnosť ASTRAIA Certification je akreditovaný subjekt, čo v praxi znamená, že musí plniť prísne kritériá medzinárodných noriem pre certifikačné orgány. Kritériá sú zamerané na výkon certifikačných auditov, odbornosť personálu, komunikáciu s klientom a nestrannosť pri rozhodovacích procesoch v certifikačnom orgáne. To, akým spôsobom ASTRAIA Certification plánuje a realizuje audity u klientov a akým spôsobom rozhoduje v certifikačnom procese, je každý rok preverované SNAS. Odborná spôsobilosť audítorov je taktiež preverovaná každoročne, a to formou pohovorov a „svedeckých auditov“, kedy sú audítori pozorovaní a hodnotení zástupcami SNAS priamo pri výkone auditu na mieste – u klienta ASTRAIA Certification.

SNAS má právo udeľovať akreditáciu pre certifikačné orgány taktiež na základe odbornej spôsobilosti a presných pravidiel, ktoré určuje medzinárodné akreditačné fórum (IAF) združujúce národné akreditačné služby po celom svete. Tým schéma akreditovanej certifikácie nadobúda vysokú dôveryhodnosť.

Mať akreditovanú certifikáciu preto predstavuje záruku, že vám bude poskytnutá odborná a kvalitná služba, ktorá je uznaná v celom svete, pretože SNAS ako člen IAF podpísal MLA dohodu, ktorá je zárukou, že certifikáty vydané pod jeho akreditáciou budú uznané v celom svete.

Rozpoznať, či je certifikát akreditovaný, je veľmi jednoduché. Certifikát musí mať označenie – grafický symbol príslušného národného akreditačného orgánu (v našom prípade SNAS) a označenie IAF pre systémy QMS (systém manažérstva kvality) a EMS (systém environmentálneho manažérstva). Pre ostatné systémy je na certifikáte iba značka príslušného akreditačného orgánu. V prípade neistoty je možné si na internetových stránkach národných akreditačných orgánov overiť, ktorým certifikačným orgánom udelili akreditáciu a dokedy je platná.


21. Čo je to EMAS a aký je rozdiel medzi EMS a EMAS?

EMAS - schéma environmentálne orientovaného manažérstva a auditu je medzi odbornou, ale aj širokou verejnosťou vnímaná ako najvyšší stupeň systémovej ochrany životného prostredia. Požiadavky na EMAS sú definované v nariadení EPaR (ES) č. 1221/2009. EMAS v sebe zahŕňa všetky požiadavky ISO 14001 a je jeho nadstavbou. Rozdiely medzi EMAS a EMS treba vnímať v dvoch rovinách:

Prvá je budovanie samotného systému. EMAS podľa nariadení EPaR (ES) č. 1221/2009 sa naviac oproti ISO 14001 orientuje na konkrétne indikátory environmentálneho správania, teda hovorí, čo má organizácia sledovať a v čom má preukazovať zlepšenie. Tieto údaje sú súčasťou environmentálneho vyhlásenia, ktoré je ako „zelená výročná správa“ prezentovaná verejnosti. Organizácie, ktoré majú implementovaný EMAS, musia aktívne komunikovať s verejnosťou o svojich vplyvoch na ŽP a musia dodržiavať právne predpisy.

Druhý rozdiel je v administrovaní EMAS. Ten, na rozdiel od EMS podľa ISO 14001, nekončí certifikáciou, ale registráciou. Akreditovaný environmentálny overovateľ, ako ASTRAIA Certification, preverí fungovanie systému spoločnosti a pravdivosť údajov uvedených v environmentálnom vyhlásení a odporučí alebo neodporučí spoločnosť registrovať v schéme EMAS. Po úspešnom environmentálnom overovaní je organizácia príslušným orgánom, ktorým je momentálne MŽP SR (Ministerstvo životného prostredia SR), zapísaná do registra EMAS SR a registra EMAS EÚ v Bruseli. Aj z tohto dôvodu je EMAS veľmi dôveryhodná schéma, pretože registrácia je garantovaná MŽP SR. Organizácie môžu po zapísaní do registrov EMAS používať logo EMAS, aby prezentovali, že sú súčasťou schémy. Logo EMAS je v EÚ vnímané ako značka excelentnosti, kvality a dôveryhodnosti.


22. Čo je to certifikácia podľa Nariadenia EPaR č. 333/2011 a aké z nej plynú výhody?

Táto certifikácia je určená pre organizácie, ktoré pracujú s kovovým šrotom v režime odpadu a chcú ho preklasifikovať na surovinu – uplatniť naň termín „stav konca odpadu“. Organizácia, ktorá má záujem o tento model certifikácie, musí zaviesť systém riadenia kvality a nastaviť svoje interné postupy tak, aby:

  1. dokázala zabezpečiť vysokú čistotu kovového šrotu – odpadu na vstupe;
  2. kovový šrot spracovala a upravila, ak je to potrebné;
  3. bola kontrolovaná výstupná surovina a meraná rádioaktivita;
  4. bolo vydávané vyhlásenie o zhode na kovový šrot na výstupe – už ako surovina;
  5. všetky úkony vykonával kvalifikovaný personál;
  6. boli požadované postupy zdokumentované a aby boli o kontrolách záznamy.

Potom si organizácia dá overiť systém riadenia kvality akreditovaným orgánom posudzovania zhody. Overenie a certifikácia systému znamená potvrdenie, že požiadavky Nariadenia EPaR č. 333/2011 dokáže organizácia trvale plniť. Výhodou je, že na každého ďalšieho držiteľa kovového šrotu sa už nebude vzťahovať legislatíva nakladania s odpadom, pretože každý ďalší držiteľ kupuje nie odpad, ale surovinu.


23. Ako si môžem overiť, či je certifikát nejakej organizácie stále platný?

Ak bol tento certifikát vydaný našou spoločnosťou, platnosť certifikátu si môžete overiť TU (klikni).